Open Business Solutions

HansaWorld risinājumi

HansaWorld namu apsaimniekošana

Izmantojiet integētu uzskaites un uzņēmuma vadības sistēmu – paaugstiniet uzņēmuma darba efektivitāti un modernizējiet klientu servisu. Vienota informācijas uzskaites sistēma apvieno finansu, aktīvu un klientu informāciju, nodrošina namu apsaimniekošanai nepieciešamo finansu analīzi un laika plānošanu tiešsaistes režīmā.




Risinājums namu apsaimniekotājiem

HansaWorld namu apsaimniekošana ir pirmā specializētā integrētā programmatūra Latvijas namu apsaimniekotāju segmentam, kas ir balstīta uz uzņēmumu pārvaldības risinājumu - HansaWorld Standard ERP (ERP sistēma), un kas sevī ietver uzņēmuma finansu uzskaiti, klientu attiecību vadību (CRM) un namu apsaimniekošanu.

Specializētais namu apsaimniekošanas modulis ir piemērots gan vidēji lieliem, gan arī lieliem namu apsaimniekošanas uzņēmumiem. Nozares specifisko funkciju modulis ir izveidots gan HansaWorld MVU uzskaites sistēmai, kas paredzēta līdz 10 lietotājiem, gan HansaWorld Standard ERP biznesa pārvaldības sistēmai, kurā lietotāju skaits ir neierobežots.

Lai klientiem nodrošinātu pievilcīgu pakalpojumu maksu, apsaimniekošanas uzņēmumiem nopietni jādomā par savas darbības optimizēšanu. Viena no šādām iespējām ir īpaši šai uzņēmējdarbīas jomai piemērotas biznesa vadības sistēmas ieviešana. Kā skaidro biznesa informācijas uzņēmuma HansaWorld Latvija īpašnieks Edmunds Sprūdžs, vadības sistēmas ieviešana apsaimniekošanas uzņēmumiem var dot vismaz divus ieguvumus. Pirmkārt, daudzu procesu automatizācija dod iespēju samazināt izmaksas. Tas savukārt ļauj atbrīvojušos darbinieku resursus iesaistīt nozīmīgākos pasākumos nekā kalkulāciju gatavošana vai rēķinu izrakstīšana. ”Aprēķini apsaimniekošanā ir diezgan sarežģīti, līdz ar to automatizācija ir ļoti būtiska,” viņš uzsver.




Līgumu uzskaite iekļaujot individuālu pakalpojumu grozu

Sitēmā iespējams reģistrēt gan standarta, gan individuālus klietu līgumus, kas iekļauj īpašus pakalpojumus. Šeit tiek noteikts klientam piegādātais pkalpojumu grozs, par kuru regulāri tiks izrakstīti rēķini. Līgumos ietvertā informācija nodrošina pakalpojumu vēstures uzkrāšanu par katru telpu: ja telpai mainās īrnieks vai īpašnieks, uzņēmumā tiek saglabāta vēsture par pakalpojumiem un telpas aprīkojumu.

Pēc īrnieku pieprasījuma var reģistrēt periodu, kurā īrnieks nav bijis mājās, un sitēma veidos atbilstošu atlaidi par sniedzamajiem pakalpojumiem konkrētā periodā.




Skaitītāji un koeficienti

Sitēmā tiek reģistrēti telpu skaitītāju numuri un kopējie ēkas skaitītāji. Sistēma parūpēsies par skaitītāju derīguma termiņu uzskaiti – speciālā atskaitē būs redzami visi skaitītāji, kas tuvākajā laikā jānomaina.

Skaitītāju rādījumu ievade katru mēnesi prasa daudz darba, tādēļ tā izveidota tā, lai datu ievadīšana būtu ātra un vienkārša. Skaitītāju rādījumu reģistrācijas lapu var ievietot arī internetā. Tādejādi dati no interneta lapas automātiski tiks pārnesti sistēmā, un samazināsies gan iespējamās datu ievades kļūdas, gan arī laiks, ko uzņēmums patērē datu apstrādei.

Speciālas funkcijas aprēķinās katra mēneša kopējo ēkas skaitītāju rādījumus un koefiecientu, lai uzņemums varētu iekasēt visus izdevumus par ēkas kopējo resursu patēriņu.




Ēku un telpu uzskaite

Sistēmā uzkrāsies informācija par telpu un ēku platību, pakalpojumu grozu un īrniekiem, ieskaitot to statusu – pansionāri, bērni vai maznodrošinātie – un atspoguļos to rēķinos gadījumā, kad daļu no rēķina sedz sociālie fondi.

Ēku un telpu tehniskā stāvokļa un aprīkojuma apraksts, kā arī veikto un plānoto remontu saraksts ir pieejams vienotā sistēmā. Tas nepieciešams, lai sastādītu veicamo darbu plānu un lai vienkopus būtu pieejama pilnīga informācija dažādu uzņēmuma nodaļu darbiniekiem – tehniskajam personālam, juristiem, vadībai vai avārijas dienestam.




Rēķini

Rēķinu veidošama namu apsaimniekošanas uzņēmumos ir ļoti sarežģīta. Tā iekļauj skaitītāju rādījumus, vidējo patēriņu, pārrēķinus par iepriekšējo mēnesi, vairākas PVN likmes utt. HansaWorld sistēma rēķinu veidošana notiek automātiski, izmantojot apkalpošanas funkcijas. Izveidotā rēķina izdruka būs detalizēta un saprotama īrniekiem.

Atksite “Telpu pakalpojumu rēķini” prognozē, kādi rēķini tiks izveidoti par šo ēku, kuri no šiem rēķiniem jau ir izveidoti un kuri vēl nav. Rēķiniem tiks automātiski pievienota maksa par papildpakalpojumiem, piemēram, par durvju nomaiņu. Turklāt sistēma ņems vērā, ka maksa par šo papildpakalpojumu ir jāsadala pa noteiktām ēkas telpām.

Ja nepieciešams, visus vai daļu no pakalpojumiem rēķina izdrukā var atspoguļot vienā rindā kā “apvienoto pakalpojumu”. Pēc klienta izvēles uzņēmums var veidot rēķinus uz papīra izdrukām vai elektroniskā formātā.

Rēķinu daļējas apmaksas gadījumā sistēmā var uzstādīt prioritātās rēķina pozīcijas, par kurām jāreģistrē apmaksa. Šajā gadījumā, ievadot daļēju rēķina apmaksu, sistēma automātiski sadalīs iemaksāto summu pa noteiktām pozīcijām atbilstoši norādītajām prioritātēm.




Savlaicīga debitoru kontrole

Debitoru parādu kontrolei pieejams:

Pateicoties sistēmas integrācijai, uzņēmuma darbiniekiem ir pieejama norēķinu informācija tiešaistes rēžīmā. Tas paātrina un atvieglo debitoru kontrolieru darbu parādu iekasēšanā.




Plašas finansu analīzes iespējas

Konsolidējot lielāko uzņēmuma datu apjomu vienotā sistēmā, uzņēmumam ir iespēja veikt plašu finasu analīzi dažādos griezumos, piemēram, iegūt ēkas vai kāda pakalpojuma rentabilitātes aprēķinu. Pateicoties sistēmas integrācijai, finansu analīzes dati ir pieejami jebkurā laikā: ātri un vienkārši.




Laika un uzdevumu plānošana labākam klientu servisam

Vairāki māju apsaimniekotāju paklapojumi ir saistīti ar izsaukumiem vai plānotiem darbiem. Efektīvai laika plānošanai un darba izpildes kontrolei var izmantot kalendāra funkcijas, kas piejamas tajā pašā sistēmā, kur atrodas visa informācija par ēkām un pakalpojumiem. Vēlāk šī informācija kalpos darbinieku efektivitātes novērtēšanai un darbu plānošanai. Kalendārs izmantojams arī klientu izsaukumu zvanu reģistrācijai un tālākai pieprasījuma izpildes kontrolei.




Dokumentu pārvaldība

Izmantojot elektronisko konferenču funkcionalitāti, kas pieejama sistēmā, iespējama dokumentu reģistrēšana un arhivēšana elektroniskā formātā, ievērojot nepieciešamo kārtību. Tādejādi arhivētie dokumenti ir pieejami vairākiem darbiniekiem – tos ir ātri un vienkārši atrast, sekot to izpildei un klientu sarakstes vēsturei.




E-biznesa risinājumi

Namu apsaimniekošanas uzņēmumiem ar lielu klientu skaitu ir īpaši izdevīgi daļu no savas informācijas publiskot internetā, kur autorizēti lietotāji var saņemt nepieciešamo informāciju bez uzņēmuma personāla iesaistīšanas. HansaWorld iebūvētie e-biznesa risinājumi dod iespēju veikt vairākas darbības – klienti internetā var redzēt norēķinu un pieprasījumu statusu, jaunāko rēķinu, ievadīt skaitītāju rādījumus vai aplūkot ēkas uzkrāto fondu.